MODULO VII HOJA DE CÁLCULO Y OPERACIONES.

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO.

NOMBRE DE LA ALUMNA: SINAI ARGUELLO

MONTERRUBIO.

SEMESTRE: 5

GRUPO: 5101.

PROFESOR: ANGELICA MARIA QUEZADA BAUTISTA.


INDICE:

7.1.1. Inicio de la aplicación

• Inicio de la aplicación
• Ambiente de la operación
• Guardar una hoja de cálculo
• Salir de hoja de cálculo

7.1.2. HERRAMIENTAS DE AYUDA

• Acceso a la ayuda
• Empleo de la herramienta ayuda
• Uso de la ayuda en línea

7.1.3. ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
7.1.3.1 Edición de una hoja de cálculo

• Modificar o eliminar contenido de una celda
• Cortar, copiar y pegar datos
• Pegado especial

1.3.2. Formato de una hoja de cálculo

• Asignar formato a una celda
• Aplicar autoformato

7.1.4. DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

• Insertar filas, columnas y celdas
• Modificar tamaño de filas y columnas
• Ocultar y mostrar filas o columnas
• Combinar celdas
• Rango de datos
• Visualización del documento
• Exportar un documento

BLOQUE II REALIZAR OPERACIONES DE CÁLCULO DENTRO DE UNA HOJA ELECTRÓNICA
7.2.1. OBTENER INFORMACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE LA APLICACION DE FORMULAS, ORDENAMIENTOS Y CRITERIOS DE SELECCION.

• Fórmulas, operandos y operador
• Funciones

BLOQUE III OBTENER INFORMACIÓN DE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
7.3.1. HERRAMIENTAS

• Ordenar datos
• Uso de filtros

Validación de datos

• Formato condicional
• Buscar y remplazar texto
• Imprimir en Open Office Calc.
• Configuración de la pagina
• Vista preliminar
• impresión del documento

BLOQUE IV REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
7.4.1. REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

• Inserción
• Edición

7.1.1 INICIO DE LA APLICACION.

Para comenzar a procesar información en dicho archivo, lo primero seria entrar a la aplicación diseñada a continuación se darán a conocer los pasos para ejecutar la aplicación.

1. Dar clic en el botón inicio de la computadora, localizado en barra de tareas, para desplegar del menú.

2. Dar clic secundario buscando la opción de nuevo así mismo dando un clic en la aplicación.

3.Opere a través del menú Inicio para encontrar el acceso directo.

4.Use la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.

AMBIENTE DE OPERACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO.

LA HOJA DE CÁLUCLO TIENE UN DISEÑO CON LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:

BARRA DE TITULO: nombre de la aplicación y el nombre del archivo activo.

CUADRO DE NOMBRES: Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, así como también identificar cada uno de los nombres definidos de los libros de trabajo.

BARRA DE FORMULA: es el acceso al contenido de una celda para su edición. Es importante que una celda reúna contenido, formato y comentario.

     BARRA DE MENUS: nombre de los menús disponibles de la aplicación para realizar acciones.

     COLUMNAS: estas están organizadas por columnas y filas, las columnas se identifican por medio de letras. La hoja de cálculo cuenta con 265  columnas que se identifican de la letra a hasta IV.

     FILAS: Son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 65536.

     CELDA: Se le llama a la intersección entre una celda y una columna.

     ETIQUETA DE HOJA DE CÁLCULO: son botones que se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas.

     BOTONES DE DESPLAZAMIENTOS: Permite el desplazamiento a través de las celda de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, columnas, filas, etc.

     AREA DE AUTOCALCULAR: Muestra el resultado de una selección de datos numéricos, estos tipos de datos son: Suma, promedio, Cuenta, Cuenta número, Máximo, Mínimo.

 

    GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO.

     Es recomendable guardar el  archivo desde el momento en el  que entas trabajando,para evitar cualquier tipo de falla y perder la informacion ya antes realizada.

 

     HACER CLIC EN EL BOTON GUARDAR.

     1.Hacer clic en la barra de menu, en la opcion archivo asi mismo buscando la opcion guardar

     2. Especificar donde desea guardar dicho archivo.

     3.Por ultimo le das guardar y el archivo quedara guardado de acuerdo a la direccion que le asignar  para ser guardado.

 

 

s  SALIR DE LA HOJA DE CÁLCULO.

     CUANDO DESEAS CERRAR LA HOJA DE CÁLCULO PODEMOS EMPLEAR CUALQUIERA

     DE LAS SIGUIENTES ESTRATEGIAS:

1   1. Buscar en la barra e titulo el icono 

     2. Dar clic en el icono.

     3. Te mostrara un cuadro con las opciones de cerrar guardar, no guardar y cancelar.

     4. POR ULTIMO EMPLEAS LA OPCION QUE QUIERA.

 

     7.1.2 HERRAMIENTAS DE AYUDA.

     

     ACCESO A LA YUDA.

 

     La ayuda hace referencia a la configuración predeterminada en un sistema que está configurado con las opciones predeterminadas. Las descripciones de colores, acciones del ratón, u otros elementos configurables pueden diferir de las de su programa o sistema.

 

      EMPLEO DE LA HERRAMIENTA AYUDA.

 

.

     Ayuda donde podrás activar la ayuda de Calc y la herramienta.

     Dispone de opciones para que registres tu licencia de OpenOffice.org, compruebes y Descargues e instales actualizaciones y te da información de la versión actual de OpenOffice.org que tienes instalada.

 

    USO DE LA AYUDA EN LINEA.

      Esta herramienta es un documento que contiene una guía paso a paso del uso de cada     
      uno de los procesos que puede seguir en la página Web del CHIP. Ofrece soporte
      inmediato sobre sus funcionalidades, en cualquier orden y sobre el proceso en el que el 
      usuario está trabajando. Adicionalmente, presenta pautas para la resolución de problemas, 
      incluye un índice organizado alfabéticamente y provee una herramienta de búsqueda por
      palabra clave.

 

 

 

 

 

      7.1.3 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE CALCULO.

    7.1.3.1 EDICION DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

    MODIFICAR O ELIMINAR CONTENIDO DE UNA CELDA.

1   1. Selecciona la delda dando clic secundario con la opción de eliminar el contenido

2    2. Selecciona la celda buscando la opción suprimir, borrando todo.

      3. Selecciona la celda y activa el comando Cortar (por ejemplo, pulsando la combinación

      de teclas Ctrl + X),

 

     CORTAR, COPIAR Y PEGAR DATOS.

     En las hojas electrónicas su funcionamiento se realiza de la siguiente manera:

     Cortar y Copiar son acciones similares la diferencia esta que con Cortar quitas el dato, que Puede ser un texto, un numero, una formula…, de la celda, mientras que con Copiar el dato Permanece en ella.

 

     PEGADO ESPECIAL.

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar solamente el valor de una celda, sin

llevarnos la fórmula, o simplemente copiar la fórmula pero no el formato o el aspecto de la

celda, es decir, podemos elegir con este comando lo que queremos copiar desde una celda

o rango.

Esta lo podemos realizar con el comando Pegado especial.

Para realizar esta tarea, seguiremos los pasos siguientes:

Primero copiamos un celda o varias al Portapapeles.

Después seleccionamos la primera celda del rango de destino.

Seleccionamos de el menú Editar opción Pegado especial... y aparece el cuadro de dialogo de la imagen.

También se puede hacer un clic prolongado sobre la flecha de la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas, donde aparecerán las opciones de pegado especial.

 

 

7.1.3.2 FORMATO DE UNA HOJA DE CALCULO.

ASIGNAR FORMATO A UNA CELDA.

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opción Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de diálogo debes asegurarte de estar en la sección Número y elegir la opción Personalizada:

 

 

 

APLICAR AUTOFORMATO.

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo.

Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.

Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5.

Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato

Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de error.

Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo.

De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla.

Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar.

Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y sencillamente.

7.1.4 DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS.

INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.

 

Con el menú Insertar

• Primero debemos situarnos en la celda, fila o columna donde deseemos hacer la inserción.
• Picamos en el menú insertar y seleccionamos la opción Filas o Columnas.
• Las filas se insertarán en la parte superior de la fila de la celda seleccionada y las columnas se insertarán a la izquierda de la columna de la celda seleccionada.

Con el botón derecho del ratón

• Primero debemos situarnos en la celda, fila o columna donde deseemos hacer la inserción.
• Hacer clic con el botón derecho. Aparece un cuadro de dialogo donde podremos especificar lo que queremos insertar en el menú contextual, y le damos a Aceptar
• Ir al menú Insertar y seleccionar submenú Filas o Columnas.

MODIFICAR TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS.

INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

Insertar fila     

Con el botón derecho del ratón haz clic en ese espacio, veras que se selecciona la fila    

entera y te aparecerá una ventana con diferentes opciones elige Insertar y listo.

Insertar varias filas a la vez

Si quieres insertar mas de una fila, pincha y arrastra hasta seleccionar el número de filas que quieras insertar, repites botón derecho e Insertar, se añaden tantas filas como hubieses seleccionado.

Selecciona donde quieres crear la nueva columna

Sitúate donde quieres crear la columna en la parte superior de la hoja de Excel, justo en la fila donde tienes las letras de las columnas: A,B,C,...

 Insertar columna

Con el botón derecho del ratón haz clic en ese espacio, veras que se selecciona la columna entera y te aparecerá una ventana con diferentes opciones elige Insertar y listo.

 Insertar varias columnas a la vez

Si quieres insertar mas de una columna, pincha y arrastra hasta seleccionar el numero de columnas que quieras insertar, repites boton derecho e Insertar, se añaden tantas columnas como hubieses seleccionado.

 

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda o el intervalo de celdas donde desea insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desee insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, deberá seleccionar cinco celdas.
   Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
   

   Para seleccionar	Haga esto
   Una sola celda	Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
   Un rango de celdas	Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda. O bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.
   Un rango de celdas grande	Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.
   Todas las celdas de una hoja de cálculo	Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E. Nota  Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.
   Celdas o rangos de celdas no adyacentes	Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8. Nota  No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
   Una fila o columna completa	Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. 1. Encabezado de fila 2. Encabezado de columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Nota  Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
   Filas o columnas adyacentes	Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
   Filas o columnas no adyacentes	Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
   La primera o la última celda de una fila o columna	Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
   La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel	Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
   Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
   Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
   Más o menos celdas que la selección activa	Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

   Sugerencia  Para cancelar una selección de celdas, haga clic en una celda de la hoja.
2. En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar celdas.
   
   Sugerencia  También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar.
3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

• Cuando se insertan celdas en una hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias de celda relativas o absolutas. El mismo comportamiento se aplica a la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango cuando se crea conveniente en las fórmulas en lugar de especificar celdas individuales.

Cambiar el alto de fila y el ancho de columna

Puedes cambiar el alto de una fila o el ancho de una columna en una hoja de cálculo.

1. Abre una hoja de cálculo.
2. Toca el borde del encabezado de la fila o columna o haz clic en él.
3. Arrastra el borde del encabezado hasta el tamaño que quieras.

Modificar el tamaño de varias filas o columnas

En un ordenador, también puedes modificar el tamaño de más de una fila o columna a la vez.

1. Abre una hoja de cálculo.
2. Haz clic en el encabezado de la primera fila o columna y arrastra el cursor para ampliar la selección.
3. Haz clic con el botón derecho en la selección y elige Cambiar el tamaño de las columnas (o Cambiar el tamaño de las filas).
4. Introduce el tamaño en el cuadro que aparece.
5. Haz clic en Aceptar.

• Para insertar celdas que contengan datos y fórmulas, también puede copiarlas o cortarlas y luego pegarlas en el lugar que desee haciendo clic con el botón secundario del mouse y luego seleccionar Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas.
  
  

Ocultar una columna o fila en Excel

Para ocultar una columna en Excel debemos seleccionar cualquier celda dentro de ella e ir a la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas pulsar el botón Formato y seleccionar Ocultar y mostrar para finalmente hacer clic sobre la opción Ocultar columna.

Para ocultar una fila en Excel podemos seguir un procedimiento similar. Seleccionamos una celda que pertenezca  a la fila que deseamos ocultar y pulsamos el mismo botón Formato pero ahora seleccionamos la opción Ocultar fila. Ambos métodos que acabamos de revisar tienen un atajo de teclado. Para ocultar una columna se debe seleccionar la celda adecuada y pulsar la combinación de teclas Ctrl + 0 (cero). Y para ocultar una fila seleccionamos la celda correspondiente y pulsamos la combinación Ctrl + 9.
Existe una técnica más para ocultar una columna o una fila. Puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna o fila y seleccionar la opción de menú Ocultar.

 

Mostrar una columna o fila oculta

Para mostrar las columnas ocultas se debe seleccionar una columna a la derecha y una columna a la izquierda de la columna oculta.

Si por el contrario es una fila oculta debemos seleccionar una fila por arriba y una fila por debajo de la fila oculta.

Una vez hecha la selección tenemos varias alternativas para mostrar las filas o columnas ocultas. Podemos ir a la ficha Inicio y pulsar el botón Formato para seleccionar la opción Mostrar columnas o la opción Mostrar filas según sea el caso.

También podemos hacer clic derecho sobre los encabezados de fila o de columna y seleccionar la opción Mostrar. Y como último método podemos utilizar los atajos de teclado Ctrl + Mayus + 8 para mostrar filas o la combinación Ctrl + Mayus + 9 para mostrar columnas ocultas.

Combinar celdas

Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño. Generalmente se usa para crear títulos que abarcan varias columnas.

Paso 1:

Selecciona las celdas que deseas combinar.

Paso 2:

Haz clic en el comando Combinar y centrar ubicado en la ficha Inicio.

Opciones de combinación

Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar. Se desplegará un menú que contiene las opciones de combinación.

RANGO DE DATOS

Los rangos de datos, son áreas rectangulares de rangos de celdas delimitados por al menos una fila y una columna en blanco a las cuales se les establece un nombre y tienen características especiales que facilitan su uso como si de una base de datos se tratara.

 

 

Para modificar la escala de visualización de la hoja de cálculo activa en OpenOffice Calc (hacer zoom):

 
• Seleccionando desde el menú Ver > Escala...
• Desde la barra de herramientas Estándar haz clic en el botón Escala
• Haz doble clic en el indicador de Porcentaje de Zoom situado en la barra de Estado
• Desde el deslizador de la herramienta de Zoom situada en la barra de Estado

En los tres primeros casos se presentará el cuadro de diálogo Diseño de vista y escala:

 

 

BLOQUE II REALIZAR OPERACIONES DE CÁLCULO DENTRO DE UNA HOJA ELECTRÓNICA.

 

7.2.1 OBTENER INFORMACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS, ORDENAMIENTO Y CRITERIOS DE SELECCIÓN.

 

 

FORMULAS, OPERANDOS Y OPERADORES

Fórmulas
Una fórmula en Excel es una expresión que, tras ser evaluada por el programa, da un resultado. La fórmula más sencilla y conocida sería:
2+2 y su resultado es 4.
Puedes introducir cualquier formula en cualquier celda de Excel. Sin embargo, para que Excel reconozca la fórmula como tal (y no como texto o números) es necesario que utilices una sintaxis especial.
Operandos
Por tanto, los operandos pueden ser tanto números como celdas, aunque si son celdas éstas deben contener números u otras fórmulas (las fórmulas y funciones avanzadas de Excel permiten utilizar operandos que no se evalúan como números, pero eso está fuera del alcance de este libro).
Por ejemplo, ve a la celda B6 e introduce una fórmula que sume el resultado de las otras dos que ya has creado:
=B2+D4
OPERADORES
Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones

FUNCIONES

 

A continuación se indican las 10 funciones.

Función	Descripción
Función SUMA	Use esta función para agregar los valores de las celdas.
Función SI	Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa. Aquí puede ver un vídeo acerca del uso de la función SI.
Función BUSCAR	Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Función CONSULTAV	Use esta función cuando necesite encontrar elementos en una tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado por su número de empleado, o encuentre su número de teléfono mediante la búsqueda de sus apellidos (como en un listín telefónico).
Función COINCIDIR	Use esta función para buscar un elemento en un rango de celdas y después devolver la posición relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 7 y 38, la fórmula =COINCIDIR(7,A1:A3,0) devuelve el número 2, porque 7 es el segundo elemento del rango.
Función ELEGIR	Use esta función para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como argumento_índice.
Función FECHA	Use esta función para devolver el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD. Use la función SIFECHA para calcular el número de días, meses o años entre dos fechas.
Función DIAS	Use esta función para devolver el número de días entre dos fechas.
Funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB	Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena. Devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda.
Función INDICE	Use esta función para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango.

BLOQUE III OBTENER INFORMACIÓN DE LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO.

 

7.3.1 HERRAMIENTAS.

¿Cómo ordenar los datos numéricamente?

Paso 1:

Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar númericamUente.

Paso 2:  

Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Paso 3:  

Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos en la hoja de cálculo se organizan numéricamente.

¿Cómo ordenar los datos por hora o fecha?

Paso 1:   

Haz clic en una celda de la colunma que deseas organizar por orden de fecha.

Paso 2: 

Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. 

Paso 3:  

Finalmente, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos se organizarán aumáticamente como tú elegiste.

 

 

USO DE FILTROS.

Los diferentes tipos de filtros permiten garantizar que sólo algunas de las filas (registros) de un área de datos sean visibles. Las hojas de cálculo de LibreOffice disponen de diversas posibilidades para la aplicación de filtros.

1. Puede utilizar la función Filtro automático para mostrar únicamente aquellos registros de datos que coincidan con el campo de datos.
2. En el cuadro de diálogo Filtro predeterminado, también puede definir áreas que contengan los valores en determinados campos de datos. Puede utilizar el filtro predeterminado para conectar las condiciones con el operador lógico Y u O.
3. El Filtro avanzado permite hasta un total de ocho condiciones de filtro. Con los filtros avanzados, las condiciones se especifican directamente en la hoja.

VALIDACIÓN DE DATOS.
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

 
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso de datos de parte del usuario. 

FORMATO CONDICIONAL.

El formato condicional nos permite dar formato a las celdas cuyo contenido cumple con las reglas que hayamos definido. En esta ocasión mostraré cómo a través de múltiples reglas podemos identificar visualmente la información de nuestra hoja de Excel.

Supongamos una lista de vendedores donde cada uno de ellos tiene asociado el monto de ventas alcanzado en el último mes.

La Dirección General desea tener un reporte donde visualmente puedan identificar a aquellos vendedores que no alcanzaron la cuota mínima de ventas ($5,000) y también desean ver a los mejores 3 vendedores resaltados en un color diferente.

Adicionalmente a este par de reglas será necesario identificar a los vendedores que estén por arriba del promedio de ventas. De esta manera las reglas de formato condicional que serán implementadas serán las siguientes:

1. Color rojo: Cuota de venta menor a $5,000
2. Color azul: Vendedores por arriba del promedio
3. Color verde: Los mejores 3 vendedores

Todo comienza por seleccionar el rango de celdas que contiene los valores a ser evaluados que para este ejemplo es el rango B2:B21. Posteriormente podemos iniciar con la creación de las reglas de formato condicional.

Implementar las reglas de formato condicional

La primera regla de formato condicional la creamos pulsando el botón Formato condicional de la ficha Inicio, posteriormente la opción Resaltar reglas de celdas y finalmente la opción Es menor que.

La segunda regla la podemos implementar seleccionando de nuevo el botón Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores o inferiores debemos seleccionar la opción Por encima del promedio.

BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO.

En la mayoría de las hojas de cálculo y también en Excel tienes la opción de buscar un dato sea este de texto o numérico y así encontrarlo rápida y fácilmente.

Esta herramienta te será especialmente útil cuando trabajes con hojas electrónicas muy grandes en las que no abarcas en la misma pantalla toda la información.

La función Buscar se complementa con la denominada Reemplazar, esta última te permite tras la búsqueda de un dato inicial cambiarlo por otro que le indiques.

Vas a practicar estas herramientas con los datos que puedes ver en la imagen, es una hoja de cálculo sencilla para empezar a usar estos conceptos.

Ver imagen ampliada.

Pasos a seguir:

· Abre una hoja de Excel

· Copia los datos de la imagen

· Para realizar una búsqueda primero desde la ficha de Inicio sitúate en el grupo de trabajo Modificar y dentro haz clic en el icono Buscar y seleccionar.

· Se despliegan una serie de opciones y en este momento elige Buscar.

· Se abrirá una ventana nueva con dos pestañas Buscar y Reemplazar.

· Situado en Buscar, escribe en el rectángulo blanco la palabra Enero, a continuación pulsa en el botón Buscar siguiente, la primera celda en la que esta escrita la palabra Enero quedara como celda activa, si pulsas Intro de nuevo te llevara a la siguiente y así sucesivamente.

· Si en vez de pulsar el botón Buscar siguiente pulsas en Buscar todos se despliega la ventana por la parte inferior y te muestra todos los registros que cumplen esa condición.

· Además a la hora de realizar búsquedas podemos ampliar la información para delimitar la acción, para ello tienes el botón Opciones, en la misma pantalla en la que has realizado los pasos anteriores.

· Si pulsas en el botón Opciones aparecen nuevas posibilidades para realizar la acotación de la búsqueda, así puedes especificar el formato que quieres que tenga el dato buscado, hacer coincidir mayúsculas con minúsculas, indicar en qué hoja quieres buscar o indicar buscar en todo el libro, Buscar por filas o por columnas o buscar dentro de las formulas o de los comentarios.

Todo esto en relación a la herramienta Buscar, pero existe otra herramienta en la misma ventana como hemos dicho que es Reemplazar.

Se accede de igual forma que has realizado para las búsquedas anteriores, situándote en la pestaña Reemplazar. Otra forma de acceso es haciendo clic en el icono Buscar y seleccionar y después en la segunda opción que es Reemplazar…

En el ejemplo que tienes en la imagen quieres sustituir las ciudades por sus respectivos países, empieza por Madrid, en las celdas que está este dato quieres que aparezca en su lugar España.

Análogamente con Tokio, París, Nueva York, sustituyéndolas por Japón, Francia y Estados Unidos.

Para ello sitúate en la pestaña Reemplazar y en el primer rectángulo blanco escribe la palabra Madrid, en el segundo rectángulo blanco escribe España.

Pulsa en el botón Reemplazar la primera celda con dicho dato ha cambiado apareciendo ahora el país, deshaz la acción realizada cerrando y pulsando en Deshacer.

Vuelve a dar los pasos anteriores y ahora pulsa en Reemplazar todos, las dos celdas con el dato Madrid, cambiarán de forma análoga y el programa te indicará que se han efectuado 2 reemplazos, pulsa Aceptar y ya lo tienes.

Puedes hacer lo mismo para el resto de las ciudades.

También tienes el botón Opciones para delimitar los reemplazos a realizar, igual que lo explicado para la herramienta Buscar.

IMPRIMIR EN OPEN OFFICE CALC.

Para lanzar el documento hacia la impresora disponemos de tres opciones posibles:

• Clic en el botón Imprimir archivo directamente ubicado en la barra de herramientas Estándar.
• Seleccionar la opción Archivo > Imprimir.
• Con la combinación de teclas Control + P.

La primera opción es la menos recomendable, pues se lanza a imprimir alegremente hacia la impresora definida en tu sistema como impresora por defecto, utilizando las últimas opciones definidas para imprimir, y si no fuera el caso, lanza todas las páginas con la última configuración definida, lo cual puede resultar inoportuno, muy costoso y poco ecológico.

Es preferible utilizar cualquiera de las otras dos opciones, que nos llevan al cuadro de diálogo Imprimir:

 

CONFIGURACIÓN DE LA PAGINA.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...

Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.

 

VISTA PRELIMINAR.

      

Puedes realizar una vista preliminar antes de imprimir tu hoja de cálculo de Excel u otras y comprobarás como queda el documento, además podrás hacer cambios antes de la impresión para que esta sea tal y como quieres.

Para ello abre una hoja de Excel, u otra hoja de cálculo ya que los pasos suelen ser similares, en la que tengas realizada alguna tabla o similar. En este enlace te dejo instrucciones para realizar una hoja con contenido.

Dentro de la orden Imprimir, tras hacer clic en el botón de Office en Excel 2007 y en Archivo en Excel 2010, tienes las siguientes tres opciones :

Imprimir: Sirve para indicar las opciones de impresión como número de páginas, impresora, color o no,…

Impresión rápida: Lleva directamente la hoja a la impresora que tienes predeterminada en tu computadora.

Vista preliminar: Enseña como va a quedar la impresión y permite realizar cambios previos a imprimir.

Pulsa en Vista preliminar, a continuación se abrirá una nueva pantalla en la que ves el documento tal y como va a ser impreso.

Puedes emplear el atajo del teclado Ctrl+F2 para ir directamente a la pantalla de Vista Preliminar. A medida que vayas cogiendo soltura con Excel veras que acceder a las órdenes con atajos del teclado te ayuda en el trabajo diario ya que da rapidez.

En la parte superior izquierda tienes varios iconos.

 

IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO.

Imprimir en Excel

De forma predeterminada Excel imprime el área de la página que contengan datos, es decir desde la primera hasta la última celda.

Para eso el programa usa algunos parámetros predeterminados:

• El tamaño del papel, o sea dimensiones físicas (A4, Carta, Legal, etc.)

• La orientación de la página (Vertical u Horizontal)

• Los márgenes (espacios alrededor)

La siguiente imagen muestra un ejemplo, una página con solo dos celdas: "dato1" y "dato2".

La celda "dato2" queda fuera del área de impresión ya que en este ejemplo la orientación de la página es Vertical y se usa una hoja A4. Se imprimirá en otra hoja.

En caso que el contenido de la tabla u hoja no quepa en una página, se imprimirán varias.

No obstante podemos hacer los ajustes para que el archivo impreso sea exactamente como lo necesitamos.

¿Cómo imprimir un documento en Excel?

Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir", se abrirá la ventana de Vista previa.

Esta ventana nos permite ver como quedará exactamente el documento impreso y hacer los ajustes necesarios en caso de errores.

También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL + P.

Los comandos en la barra lateral de la ventana de Vista previa nos permiten hacer los ajustes para que la impresión sea exitosa.

No obstante lo ideal es configurar el documento en la vista de Diseño de página y usar la Vista previa para dar los toques finales.

Como imprimir correctamente una tabla en Excel

1- El primer paso es abrir la ficha Diseño de página y escoger la "Orientación" y el "Tamaño" de la hoja en la impresora.

2- Seleccionar el área de la tabla que se desea imprimir.
Para eso damos un clic en la primera celda y con la tecla Shift (Mayus) presionada seleccionamos la última celda.
3- Damos un clic en el icono "Área de impresión" y en el menú seleccionamos: "Establecer área de impresión".
Veremos ahora una línea de puntos gruesa rodeando el área.
Si dentro de dicha área aparece otra línea de puntos delgada, indica que nos excedimos del área de la hoja a imprimir o sea no cabe lo que necesitamos imprimir físicamente.

En la imagen de ejemplo las dos últimas columnas quedan fuera del área de impresión.
Necesitamos hacer algunos cambios como reducir el ancho de columnas, la fuente, usar otra orientación u otros, hasta que desaparezca dicha línea.
Si queremos a toda costa mantener el formato actual podemos reducir toda el área completamente, la opción la encontraremos en la ventana de Vista previa.

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Configurar el resultado de la impresión en la ventana de Vista previa

Usa las teclas CONTROL + P.
Para sorpresa nuestra en la ventana de vista previa no se muestran las líneas de división.
Debemos activar la opción manualmente.
Para eso da un clic en el vínculo "Configurar página", en la pestaña Hoja marca la casilla: "Imprimir líneas de división".
Ahora en la opción "Escalado" da un clic y en el menú selecciona: "Ajustar hoja en una página"
Verás que ahora se muestran correctamente todas las columnas.
        Configurar página

• Zoom
• Página siguiente, Página anterior, Mostrar márgenes
• Cerrar vista preliminar

Te aconsejo que empieces comprobando si la hoja tiene una o dos (ó mas) páginas para ello fíjate si el botón o icono Página siguiente esta activado o desactivado, en este último caso estará sin resaltar.

Si la hoja esta tal y como quieres ocupando una sola página y centrada dale al primer icono, el de Imprimir y ya esta.
Te recomiendo antes hacer Zoom sobre ella para echarle un vistazo de cerca a los datos y realizar una ultima comprobación de que esta todo correcto. Si pulsas una vez sobre este botón con el ratón se acercará la pantalla y si vuelves a pulsar se alejará.
Si por el contrario te ocurre que parte de las filas o columnas se han ido a otra hoja, se imprimirán dos hojas y generalmente ambas incompletas. Como tú lo quieres todo en una misma página, lo que te recomiendo es que hagas clic sobre el cuadrado blanco que pone Mostrar márgenes.
Aparecerán líneas rodeando la hoja y las podrás mover, sitúa el ratón encima de una de ellas y cuando el cursor tenga la forma de doble flecha negra arrastra la línea de la derecha hacia la derecha. Puedes hacer lo mismo con la de la izquierda hacia la izquierda, la superior hacia arriba y la inferior hacia abajo hasta que logres que entren todas las celdas en la misma página.
Puede ser que con la acción Mostrar márgenes no logres colocar la hoja tal y como la quieres para su impresión, en tal caso haz clic en el icono Configurar página, al lado del icono Imprimir, se abre un cuadro de dialogo donde te permite cambiar las medidas de los márgenes con valores numéricos y te va mostrando como queda la hoja.
Los cambios los puedes introducir con el teclado numérico, indicando una nueva medida para los márgenes o puedes, situado en cada una de las flechas negras haciendo clic sobre ellas, subir o bajar la numeración de los mismos hasta conseguir la ubicación deseada.
También puedes indicar el margen para el encabezado y pie de página e incluso centrar la misma tanto horizontal como vertical.
Por último si quieres volver a la hoja de cálculo tienes un icono con un aspa blanca sobre un fondo rojo que haciendo clic sobre el cierra la vista preliminar.


BLOQUE IV REPRESENTAR GRAFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO. 
7.4.1 REPRESENTAR GRAFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
Al hacer un doble clic sobre la celda activa, o tras pulsar una tecla alfanumérica con la celda seleccionada, o tras pulsar la tecla desaparece el borde grueso de color negro que la destaca como celda activa, y en su lugar se muestra un cursor parpadeante, llamado punto de inserción.
Hemos activado el modo edición de la celda.

En el modo edición de celda podemos editar la celda como si se tratase de un mini procesador de textos, directamente sobre la celda misma o también desde el área de edición en la barra de fórmulas.

EDICIÓN.
Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas hacer un reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic sobre la celda a modificar. De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá editar el contenido de la celda sin necesidad de eliminarlo todo.
Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla F2.
Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas. Solo necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la barra de fórmulas.

Si por alguna razón cometes alguna equivocación al estar editando las celdas puedes hacer uso del comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido.